Lidera tu propio evento

Eso fue precisamente lo que yo hice y lo que originó esta red. En esta página comparto los tres principios que aconsejo tener en cuenta y lo que he aprendido después de casi un año de organización de eventos mensuales de networking colombiano en Francia.

Principios

1. Minimalismo

Escoge un formato que únicamente requiera:

• La elección del sitio
• La creación del evento en Luma
• Tu presencia puntual el día y a la hora del evento
• Tu presencia hasta el final del evento

Nada más. Sin agenda, sin programa. Solo ir y conversar. Lanzarse a organizar un evento parece simple, pero es un acto de fe y un acto performativo que requiere de mucha energía mental. Protege tu bienestar y comienza siempre desde lo más sencillo. ¡Eso incluye escoger un sitio que no requiera reservación! (Nunca tendrás certeza de cuánta gente vendrá).

2. Seguridad

• Escoge un sitio público, como un restaurante, un bar o un parque (de preferencia con zona cubierta por si llueve). El principio del evento es claramente forjar nuevas conexiones, pero antes de que eso suceda, no conoces a los asistentes (¡evita organizar un evento en tu casa!).

• No reveles el lugar de la reunion en la descripción del evento. Reserva esa información para quienes se inscriban al evento (Luma esconde la ubicación exacta por defecto, pero recuerda no revelarla en la descripción).

3. Economía

No inviertas mucho más que tu tiempo en ello (especialmente si planeas establecer la tradición de eventos regulares), y ofrece el evento gratis para los participantes. Tu motivación nuca deber ser financiera. Piensa: ¿irías a un evento de networking informal que requiera pagar por entrar?

Puedes aclarar en la descripción del evento que cualquier consumo corre por cuenta de cada participante, o aún mejor, escoge un lugar donde sea imposible lo contrario (en donde se pague antes de consumir).

Lecciones aprendidas

• Las grandes superficies estilo plazoletas de comida son una excelente opción de lugar, ya que acomodan grupos de cualquier tamaño, son zonas cubiertas, se paga antes de consumir, y no requieren de consumo mínimo ni de reservación.
• El mejor horario para las plazoletas de comida es un sábado a las 3:00 PM. La hora del almuerzo ya ha pasado y la afluencia es muy baja, pero el sitio sigue abierto. Esto deja muchas opciones de áreas para instalarse.
• La asistencia promedio en París es de entre el 60% y el 75% de las personas registradas. En Toulouse fue del 50%. Esto puede variar según la ciudad, pero en cualquier caso es una asistencia muy satisfactoria.
• Puede que no llegue nadie durante los primeros 10 o 15 minutos. Es normal. Puede que algunos sean muy puntuales. En todo caso, pasados 20 minutos ya habrá un pequeño grupo conversando.
• Pasados los primeros 30 minutos, con el formato minimalista sin agenda, la participación del líder del evento no es muy diferente a la de cualquier otro asistente. Basta con decir «Hola, bienvenidos» cada vez que llega alguien nuevo. Si te sientes cómodo, no está mal iniciar conversación con quienes veas más callados; pero, realmente, con más de 5 colombianos presentes no serás el único que tome la iniciativa.
• Hay personas que se quedan toda la tarde. Hay personas que se van después de una hora. Hay personas que llegan puntuales. Hay personas que llegan a medio evento. Todo funciona; siempre hay un grupo conversando.
• Generalmente un evento que comienza a las 3:00 PM concluye alrededor de las 6:00 PM, aunque a veces dura hasta las 8:00 PM. Es válido que el líder del evento se despida cuando esté cansado. (¡Yo me he ido un par de veces dejando a un grupo de sobrevivientes que continúan hablando!).
• Este tipo de eventos atrae asistencia todo el año, aunque mucha gente esta en Colombia, o de vacaciones, en diciembre, enero, julio y agosto. Naturalmente la asistencia puede ser mas baja en esos meses. El mínimo de asistencia lo hemos registrado en diciembre. En verano no hemos realizado eventos.
• El mejor momento para comenzar a difundir un evento es con tres semanas de antelación. Más antelación produce olvido, menos produce conflictos con otros compromisos. Sin embargo, siempre hay registros de ultima hora.
• Paris concentra la inmensa mayoría de los colombianos residentes en Francia. Sin embargo, estamos presentes en todas las regiones. Naturalmente, en ciudades muy pequeñas no es viable la organización de este tipo de eventos, y en estos casos, la mejor opción es escoger ciudades cercanas un poco mas grandes. Todas las capitales regionales de Francia continental son opciones viables.

¿Cómo hacerlo?

1. Escoge el día, la hora y el lugar. Verifica que no haya privatizaciones del lugar ese día, o eventos que puedan entrar en conflicto con el tuyo. Esto generalmente esta publicado en la agenda o la programación de eventos de su sitio web.
2. Escoge un elemento llamativo, como una bandera, o una prenda de vestir distintiva de Colombia, para que los asistentes puedan identificarte (yo compré unas minibanderas de Colombia).
3. Crea el evento en Luma (puedes copiar o tomar como ejemplo los eventos pasados que se encuentran en nuestro calendario).
4. Añade el evento al calendario de colombianos.fr haciendo clic en Submit event. Esto le dará máxima difusión a tu evento.
5. Asiste puntual, compra una bebida y, ¡disfrútalo!

¡Felicitaciones! Liderar tu propio evento es muy satisfactorio y aumentará significativamente tu capital social (el tamaño de tu red de conexiones valiosas). Si estás leyendo esto, seguramente ya tienes la motivación necesaria y estás a pocos pasos de lograrlo.

Ya está. Si tienes preguntas, no dudes en escribirme a rf.sonaibmoloс@otcatnoc.

Julia